Федеральная кадастровая палата оцифровала более 34 млн кадастровых дел, или 55 % от всего объема кадастровых документов, находящихся на хранении в архиве учреждения. Оцифровка архивного фонда способствует оперативному оказанию учетно-регистрационных услуг, вне зависимости от месторасположения объекта недвижимости на территории России.
На 1 января 2020 года на архивном хранении в Кадастровой палате содержится около 62 млн кадастровых дел, в Кадастровой палате по Ивановской области находится на хранении около 406 тысяч кадастровых дел земельных участков, объектов недвижимости и кадастровых кварталов. В 2019 году доля переведенных в электронный вид кадастровых документов должна была достигнуть значения в 52 %. Кадастровая палата к началу 2020 года оцифровала более 34 млн кадастровых дел, что составляет 55 % архива кадастровых документов. Кадастровой палатой по Ивановской области переведено более 211 тысяч кадастровых дел или 50% архива кадастровых документов. Полностью оцифрованы архивы 15 филиалов Кадастровой палаты: Москвы и Московской области, Санкт-Петербурга, Магаданской области и Чукотского АО, Иркутской области, республик Коми, Марий-Эл, Калмыкии, Тывы, Хакасии, Ингушетии, Дагестана, Северной Осетии – Алании, Татарстана, Алтая.
Кадастровое дело представляет собой совокупность скомплектованных и систематизированных документов, на основании которых в Единый государственный реестр недвижимости (ЕГРН) вносятся сведения об объекте. Это документы, которые подтверждают образование или прекращение существования объекта недвижимости, изменение его основных характеристик.
В электронную форму переводятся заявление о кадастровом учете, межевой и технический планы, акт определения кадастровой стоимости, акт обследования, подтверждающий прекращение существования объекта, копия разрешения на ввод объекта в эксплуатацию, копия документа, подтверждающего разрешение земельного спора о согласовании местоположения границ земельного участка и пр. Все созданные файлы заверяются личной электронной подписью специалиста архива Кадастровой палаты.
Копии архивных документов требуются гражданам и организациям при проведении различных сделок с недвижимостью, а также для урегулирования земельных споров. Документы из архива предоставляются только в виде копии и только правообладателям или их законным представителям, либо физическим и юридическим лицам с доверенностью от правообладателя или его законного представителя. Оригиналы документов хранятся в архиве Кадастровой палаты бессрочно и не подлежат изъятию или утилизации даже в случае ликвидации объекта недвижимости.
Запрос можно подать в ближайшем офисе МФЦ, направить в адрес Кадастровой палаты почтой или воспользоваться электронными сервисами Росреестра. По одному запросу выдается только один документ в электронном или бумажном виде. Так, за 2019 год Кадастровой палатой по Ивановской области обработано около 1 200 запросов по предоставлению сведений, содержащихся в ЕГРН, в виде копии документов, помещенных в реестровые и кадастровые дела, находящиеся (находившиеся) в архиве Кадастровой палаты.
Срок рассмотрения запроса на выдачу копий архивных документов занимает не более трех рабочих дней. Ответ на запрос предоставляется в срок, не превышающий 30 дней со дня регистрации запроса.